Comment optimiser mes résultats avec MinutesIQ

1. Préparation de l'ordre du jour

Pour tirer le maximum de MinutesIQ, préparez votre ordre du jour de la façon dont vous souhaitez que votre procès-verbal soit structuré.

Sous-points : Si vous incluez des sous-points, MinutesIQ les utilisera pour organiser l'information de manière hiérarchique.

Résolutions préparées à l'avance : Si vous souhaitez que vos résolutions figurent dans le procès-verbal, intégrez-les directement dans l'ordre du jour avant la réunion. MinutesIQ pourra ainsi les reprendre et les insérer au bon endroit.

2. Déroulement de la réunion

MinutesIQ enregistre uniquement ce qui est exprimé à voix haute. Pour un procès-verbal complet et précis, veillez à verbaliser les moments clés.

Événements à annoncer : Mentionnez à voix haute toute information que vous souhaitez voir figurer au procès-verbal, par exemple, l'heure d'ouverture et de clôture de la séance, l'arrivée tardive d'un membre, etc.

Exemples : « Nous ouvrons officiellement la séance à 14 h 03. » / « Bienvenue à Marc qui se joint à nous. »

Proposeurs et secondeurs : Si un membre propose ou appuie une résolution, dites-le à voix haute pour que MinutesIQ puisse l'enregistrer.

Règle d'or : Respectez le tour de parole et évitez de parler en même temps pour garantir un enregistrement précis.

3. Selon le format de votre réunion

Réunion virtuelle

C'est le format où MinutesIQ performe le mieux. Les présences, proposeurs, secondeurs et prises de parole sont identifiés automatiquement.

Réunion hybride

Les participants en virtuel sont facilement reconnus. Pour les participants en présentiel, un tour de table rapide en début de séance permet de confirmer les présences.

Réunion en présentiel

MinutesIQ doit pouvoir se joindre via une visioconférence pour écouter les échanges, même si tous les participants sont dans la même salle.

Deux conseils pour optimiser la qualité :

Faites un tour de table pour identifier les présences.
Placez le micro centralement afin que tous les échanges soient captés clairement.