Les sujets intelligents sont des sujets préconfigurés conçus pour alléger la charge administrative de vos réunions. Ils soutiennent la prise de notes, automatisent vos processus de gouvernance comme l'adoption du procès-verbal, et vous proposent d'emblée des sujets administratifs récurrents.
Ouverture de la réunion et quorum
Dans ce sujet, vous pouvez marquer les présences ainsi qu'enregistrer votre quorum. Les présences pourront être modifiées lors de la révision du procès-verbal au cas d'un oubli ou d'une arrivée tardive.
Panorama appose directement au procès-verbal le temps de début de la réunion ainsi qu'une phrase concernant l'atteinte du quorum une fois que vous cliquez sur "Enregistrer le quorum". Vous pourrez mettre à jour l'horodatage dans le module de révision après la réunion.
Des membres externes au CA se joignent exceptionnellement à votre réunion ? Vous pouvez ajouter cette information dans les notes en dessous du tableau des présences.
(Optionnel) Nomination des officiers de la réunion
Cette étape est optionnelle : c'est un de nos sujets intelligents qui vous permet de nominer un président et une secrétaire pour la réunion même. Ça peut être utile si la présidence et/ou le secrétariat ne peuvent pas assister à une rencontre.
La nomination des officiers de la réunion est une proposition que Panorama vous permet d'enregistrer en cliquant sur "Adopter à l'unanimité" ou "Plus d'options" pour sélectionner un proposeur et un secondeur (voir ci-bas).
Adoption de l'ordre du jour
Dans le sujet d'adoption de l'ordre du jour, vous pouvez cliquer sur la section ordre du jour pour y apporter des changements au besoin.
Pour changer l'ordre des sujets, cliquer sur les flèches à gauche du sujet. Pour éditer le contenu d'un sujet (par exemple, ajouter un point au varia), cliquez sur le crayon en haut à droite du sujet.
Important ! Il est très important de toujours cliquer sur le bouton "Enregistrer" en haut à droite du sujet après avoir fait les changements.
Ensuite, il suffira d'enregistrer la proposition (voir plus bas).
Adoption du dernier procès-verbal
Si vous avez les permissions, vous pourrez éditer le procès-verbal sur cette page - s'il y a des changements de dernière minute à faire.
Important ! Une fois le procès-verbal adopté, il ne sera plus modifiable.
Dans ce cas spécifique, lorsque vous enregistrez la proposition (voir plus bas), vous pourrez choisir les procès-verbaux à adopter dans la modale d'enregistrement de la proposition.
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Pour repousser l'adoption du procès-verbal, sélectionnez l'option "Reportée".
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Si vous désirez sceller un procès-verbal sur deux, par exemple, sélectionnez le résultat "Adoptée", mais assurez-vous de décocher le procès-verbal que vous ne désirez pas sceller. Il restera modifiable, et vous pourrez le sceller manuellement plus tard.
Huis clos
Vous ne pourrez prendre les notes au huis clos que si vous avez reçu la permission de le faire par les créateurs de l'ordre du jour. Guide de prise de notes en huis clos →
Levée de la réunion
Le sujet de levée de la réunion est un autre sujet intelligent qui vous permettra de clore la rencontre. Panorama vous demandera d'enregistrer la proposition (voir plus bas) et apposera l'heure de la levée de la réunion automatiquement au procès-verbal. Comme pour l'ouverture de la réunion, l'horodatage sera modifiable lors de la révision du procès-verbal.
Cliquez sur "Réviser le procès-verbal" en bas à droite de la page pour fermer le module de prise de notes et envoyer le procès-verbal au module de révision.
Enregistrer la proposition
Pour chaque projet de résolution ou proposition (sujet intelligent de décision) dans Panorama, vous serez porté à soit "Adopter à l'unanimité" ou cliquer sur "Plus d'options".
Si vous cliquez sur "Adopter à l'unanimité", vous n'aurez pas besoin de noter un proposeur et un secondeur (bien que vous pouvez toujours en ajouter plus tard dans le module de révision).
Si vous cliquez sur "Plus d'options", vous pourrez noter le proposeur et le secondeur, puis noter s'il y a une demande de vote ou ajuster le résultat de la décision. Pour certains sujets, vous pourrez aussi décider d'ajouter une décision à votre registre des résolutions ou non en cochant l'option "Ajouter au registre des résolutions après l'adoption du procès-verbal".
Avec cette information, Panorama génère automatiquement la phrase d'adoption de la proposition: "Sur proposition dûment faite (par Proposeur) et appuyée (par Secondeur), adoptée (à l'unanimité, avec modifications, reportée, ou rejetée)".