Guide de référence : le cycle d'une réunion dans Panorama

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Chaque réunion dans Panorama suit un cycle en trois phases : la préparation avant la réunion, la prise de notes en direct, puis la révision du procès-verbal. La particularité de ce cycle : chaque réunion ferme le procès-verbal de la précédente.

Avant la réunion : Préparation

Deux documents structurent la préparation de chaque réunion :

• La convocation : l'invitation officielle qui regroupe le titre de la réunion, la date, l'heure, le lieu et la liste des participants.
• L'ordre du jour : la liste des sujets à traiter. Chaque point peut recevoir des documents de contexte joints directement.

Des sujets intelligents sont disponibles pour automatiser certaines actions récurrentes. Nous nous concentrons sur deux de ces sujets dans cet article :

• "Adoption du dernier PV" : propose automatiquement l'adoption du procès-verbal de la réunion précédente lors de la réunion.
• "Huis clos" : permet de sélectionner les membres autorisés à ajouter et accéder aux notes confidentielles.

Pendant la réunion : Prise de notes en direct

Durant la réunion, les notes, propositions et résolutions sont consignées en direct dans Panorama.

Les notes huis clos ne peut être ajoutées que pendant la réunion.

L'adoption du procès-verbal précédent se fait à l'aide du sujet intelligent correspondant. Lorsque le PV est adopté, il est scellé automatiquement, puis apparaît dans l'onglet "Procès-verbaux". Les extraits de résolutions sont simultanément indexés dans l'onglet "Résolutions". Tous ces documents sont également envoyés pour signature automatiquement à la fin de la réunion.

Après la réunion : Révision du procès-verbal

Après la réunion, le procès-verbal passe par plusieurs états avant d'être définitivement signé.

Les états du procès-verbal

Durant la phase "En construction", vous pouvez commenter, valider et envoyer le document à des co-réviseurs.

Cliquer sur "Publier" rend le procès-verbal lisible par tous les membres du CA, avant la réunion d'adoption, afin qu'ils puissent le lire et le commenter. Il demeure éditable.

À ne pas confondre : sceller n'est pas publier

Publier rend le procès-verbal lisible par les membres du CA pour lecture et commentaires. L'action n'est pas réversible, mais le document reste éditable.

Sceller gèle le contenu du procès-verbal après son adoption. Le document devient officiel, apparaît dans l'onglet "Procès-verbaux" et part en signature. Cette action est définitive.

Flux parallèles : Hors cycle

Certains documents du CA existent en dehors du cycle de réunion.

Résolutions écrites

Créées hors réunion et envoyées aux membres pour signature. Elles sont adoptées une fois toutes les signatures recueillies. Accessibles dans l'onglet "Résolutions".

Documents de référence

Politiques, règlements, états financiers, etc. Souvent formellement adoptés par le CA et conservés pour consultation. Accessibles dans l'onglet "Documents".

Notes de huis clos

Ajoutées uniquement pendant la réunion. Indexées dans l'onglet "Huis clos" et jamais intégrées au procès-verbal.

Glossaire