Comment indiquer la présence d'un invité à une réunion
Documentez correctement la participation d'invités externes dans vos ordres du jour et procès-verbaux
Il arrive qu'une personne externe soit invitée à une réunion de conseil d'administration, que ce soit pour toute la rencontre ou pour un sujet précis. Il est important de documenter cette présence de manière claire dans vos documents.
Où noter la présence d'un invité dans Panorama
Les invités ne sont pas ajoutés dans le tableau des présences (réservé aux utilisateurs de Panorama). Leur présence est plutôt indiquée dans les notes textuelles, selon leur participation.
Cas 1 : L'invité est présent pour toute la rencontre
Si l'invité participe à l'ensemble de la réunion, notez sa présence sous le point "Ouverture de la réunion et quorum".
Où l'ajouter : Dans la boîte de notes au point "Ouverture de la réunion et quorum"
Exemple de formulation :
[Nom de l'invité], [titre ou fonction], est également présent à titre d'invité pour toute la durée de la rencontre.
Exemple concret :
Marie Tremblay, directrice des finances, est également présente à titre d'invitée pour toute la durée de la rencontre.
Cas 2 : L'invité est présent pour un sujet particulier
Si l'invité participe uniquement à une partie de la réunion (par exemple pour présenter un rapport ou participer à une discussion spécifique), indiquez sa présence sous le point concerné de l'ordre du jour.
Où l'ajouter : Dans la boîte de notes du sujet spécifique à l'ordre du jour ou au procès-verbal
Exemple de formulation :
[Nom de l'invité], [titre ou fonction], se joint à la réunion pour présenter [le sujet] / pour apporter son expertise sur [le sujet]. Il/Elle se retire après son intervention.
Exemple concret :
Jean Dubois, consultant en technologies, se joint à la réunion pour présenter le projet de transformation numérique. Il se retire après son intervention.