Comment gérer plusieurs réunions consécutives avec MinutesIQ
Gérez efficacement les séquences CA-AGA ou AGA-CA sans perdre le fil de vos procès-verbaux.
Lorsque plusieurs réunions se tiennent l'une à la suite de l'autre, par exemple un conseil d'administration suivi d'une assemblée générale annuelle ou l'inverse, quelques ajustements simples permettent à MinutesIQ de produire des procès-verbaux clairs et distincts pour chacune.
Choisir la bonne configuration d'appel
Même audience, même appel
Si les participants des réunions sont les mêmes et que la plateforme de vidéoconférence le permet, restez dans le même appel et invitez MinutesIQ une seule fois pour toute la durée.
Cette approche est recommandée parce qu'elle évite un problème de synchronisation : si une réunion se termine en avance ou en retard, vous n'avez pas à gérer manuellement le moment où MinutesIQ doit se joindre à l'appel suivant.
Si votre séquence comprend un huis clos, vous pouvez mettre MinutesIQ sur pause directement depuis le logiciel plutôt que de le retirer de l'appel. MinutesIQ cesse alors d'écouter et reprend lorsque vous le réactivez, sans perte de contexte.
En apprendre plus sur la mise sur pause de MinutesIQ pendant un huis clos →
Audiences différentes, appels différents
Si les réunions se tiennent dans des appels distincts parce que les participants ne sont pas les mêmes, invitez MinutesIQ séparément dans chaque appel. Dans ce cas, vous obtiendrez des procès-verbaux indépendants pour chacune.
Donner à MinutesIQ le contexte de chaque réunion
Que vous utilisiez un seul appel ou plusieurs, assurez-vous d'inclure le contexte des deux réunions dans le champ prévu à cet effet. Indiquez le nom et la date de chacune, ainsi que les participants si ceux-ci diffèrent d'une réunion à l'autre.
En apprendre plus sur le contexte de réunion dans MinutesIQ →
Signaler clairement la transition entre les réunions
Lorsque vous êtes dans un seul appel, prononcez à voix haute la levée de chaque réunion avant d'en ouvrir une nouvelle. Par exemple : « La réunion du conseil d'administration est levée. Nous ouvrons maintenant l'assemblée générale annuelle. »
Ces formulations explicites permettent à MinutesIQ de savoir précisément où une réunion se termine et où la suivante commence.