Panorama vous permet de prendre des notes et d'ajouter des documents à vos huis clos. Seuls les participants autorisés pourront y accéder pendant et après la réunion. Les notes du huis clos ne sont jamais visibles par des utilisateurs non autorisés et ne peuvent pas être révisées ou ajoutées après la levée de la réunion.
Les permissions sont déterminées pour chaque réunion individuellement lors de la préparation de l'ordre du jour. En apprendre plus sur la préparation de l'ordre du jour →
Pourquoi avoir un huis clos ?
Le huis clos fait partie intégrante d'une saine gouvernance au sein d'un conseil d'administration. Il est utilisé pour traiter des sujets confidentiels : questions de ressources humaines, avis juridiques, négociations sensibles, ou tout sujet nécessitant une discussion restreinte aux administrateurs sans la direction générale.
Il est recommandé d'inclure un huis clos à chaque ordre du jour, même lorsqu'on ne prévoit pas l'utiliser. Cela évite d'avoir à en demander un dans une situation potentiellement délicate.
Déterminer les accès au huis clos
Lors de la préparation de l'ordre du jour, vous pouvez sélectionner les utilisateurs qui auront accès aux notes du huis clos. Seuls ces utilisateurs pourront y ajouter des notes et des documents pendant la réunion (s'ils ont également les permissions de rédaction du procès-verbal) et voir ces informations après la levée de la réunion.
Les notes et documents du huis clos sont accessibles uniquement dans la section "Huis clos" du logiciel, et chaque participant autorisé ne voit que les huis clos pour lesquels il a reçu la permission.
Si aucun accès n'est configuré
Si vous ne sélectionnez aucun utilisateur lors de la préparation de l'ordre du jour, personne ne pourra ajouter de notes ou de documents au huis clos. Cette option est valide si vous souhaitez inclure un huis clos à l'ordre du jour sans y consigner d'informations.
Prendre des notes et ajouter des documents au huis clos
Si la personne qui prend les notes du procès-verbal a accès au huis clos, elle pourra continuer la prise de notes et y ajouter des documents au besoin. Pour plus de détails sur la prise de notes en huis clos, référez-vous au guide →
Si elle n'a pas les permissions requises, elle verra un message l'en informant. Elle pourra alors cliquer sur "Quitter" en bas à gauche pour quitter le module de prise de notes et permettre à un participant autorisé de prendre la relève en cliquant sur "Rédiger le procès-verbal".
