Comment ajouter des sous-sujets à mon ordre du jour

Plusieurs conseils d'administration présentent des sujets qui contiennent naturellement plusieurs éléments. Avec les sous-sujets, chaque élément a sa propre place et sa propre numérotation, et peut recevoir ses propres détails, documents et projets de résolution.

Ajouter un sous-sujet

1. Dans l'ordre du jour, placez votre curseur sous le sujet concerné. Un bouton "+" apparaît sur la ligne de séparation. Cliquez dessus, puis sélectionnez "Nouveau sous-sujet". 
2. Le formulaire s'ouvre directement sous le sujet principal. Le numéro du sous-sujet (par exemple 4.1.) est inscrit automatiquement au début du champ "Titre". Remplissez les champs du sous-sujet :
   • Titre : inscrivez le titre après le numéro
   • Responsable : choisissez une personne, ou Aucun
   • Temps prévu (minutes)
   • Type : Information, Décision, Discussion, etc.
   • Détails : ajoutez au besoin un texte explicatif
3. Vous pouvez aussi ajouter des éléments propres à ce sous-sujet avec les boutons au bas du formulaire : Projet de résolution, Suivi existant, Document ou Lien. 
4. Cliquez sur Enregistrer. Le sous-sujet s'affiche sous le sujet principal, avec son numéro, son temps prévu et son type. 

Note : vous pouvez aussi ajouter un sous-sujet à un sous-sujet pour structurer davantage les points plus détaillés de votre ordre du jour.

Modifier ou supprimer un sous-sujet

• Pour modifier un sous-sujet, cliquez sur l'icône de crayon à sa droite.
• Pour le supprimer, ouvrez-le en modification, puis cliquez sur l'icône de corbeille à côté du titre.

Numérotation et temps prévu

• Les sous-sujets sont numérotés automatiquement en notation décimale selon leur position. Par exemple, les sous-sujets du sujet 4 deviennent 4.1, 4.2, 4.3, etc.
• Si l'ordre change, la numérotation se met à jour automatiquement. Aucune correction manuelle n'est nécessaire.
• Le temps prévu du sujet principal correspond automatiquement à la somme des temps prévus de ses sous-sujets.

Dans le procès-verbal

La structure de l'ordre du jour est reprise fidèlement dans le procès-verbal :

• Lors de la rédaction, le ou la secrétaire voit la même structure, dans le même ordre.
• Les sous-sujets apparaissent comme des sections numérotées (4.1, 4.2, etc.).
• Les résolutions adoptées sous un sous-sujet apparaissent sous la section correspondante.
• Les documents et les liens ne sont pas repris dans le procès-verbal.

Exemple

6. Rapport du comité d'audit

• 6.1 États financiers au 31 mars, avec les états financiers en document
• 6.2 Rapport de l'auditeur, avec le rapport d'audit en document
• 6.3 Recommandation d'adoption des états financiers, avec un projet de résolution

Dans le procès-verbal, on retrouvera les sections 6.1, 6.2 et 6.3, avec la résolution sous la section 6.3.