Les résolutions écrites sont utilisées lorsque votre organisation a besoin d'une décision officielle qui ne peut pas attendre la prochaine réunion du CA.
Créer une résolution écrite
Seuls les membres ayant les permissions nécessaires peuvent créer une résolution écrite. Si vous ne voyez pas cette option, c'est que vous n'y avez pas accès.
Cliquez sur "Créer" en haut à gauche de l'écran pour démarrer un nouveau projet. Choisissez un titre, associez un groupe et rédigez le contenu de votre résolution. Si vous avez déjà créé des résolutions écrites, vous pouvez également partir d'une résolution précédente.
Les projets de résolution écrite sont visibles par les autres membres du CA ayant les permissions de création. Ces membres peuvent réviser le projet avant qu'il soit envoyé pour adoption.
Envoyer le projet pour adoption
Une fois la résolution prête, cliquez sur "Envoyer pour adoption". Vous pourrez modifier le sujet du courriel, rédiger un message et programmer un rappel automatique. Le rappel sera envoyé uniquement aux membres n'ayant pas encore signé.
Important : une fois la résolution envoyée, elle ne pourra plus être modifiée sans retirer toutes les signatures déjà apposées. Assurez-vous que le texte est final avant d'envoyer.
Les signataires recevront un courriel les invitant à apposer leur adoption et leur signature dans Panorama en cliquant sur "Lire la résolution". Une fois la résolution envoyée, tous les membres, signataires ou non, pourront la consulter.
Vous pouvez renvoyer le courriel en tout temps en cliquant sur "Renvoyer pour adoption".
Une fois toutes les signatures apposées, la résolution est adoptée automatiquement, ajoutée au registre, et les membres ayant les permissions de création sont notifiés.
Modifier une résolution déjà envoyée
Si vous devez modifier une résolution déjà envoyée pour adoption, toutes les signatures existantes seront retirées et vous devrez la renvoyer pour adoption.
Ajouter ou retirer un signataire
Vous pouvez modifier la liste des signataires d'une résolution déjà envoyée pour adoption sans retirer les signatures existantes.
Important : si vous retirez le dernier signataire dont la signature est encore requise, la résolution sera automatiquement adoptée et scellée. Assurez-vous de vouloir déclencher l'adoption avant de procéder.
Supprimer un projet de résolution
Tant que le projet n'a pas été envoyé pour adoption, vous pouvez le supprimer en cliquant sur "Supprimer le projet" en bas à gauche de la page.
Rejeter une résolution écrite
Seuls les membres ayant les permissions de création peuvent rejeter une résolution écrite déjà envoyée pour adoption. Lors du rejet, vous aurez l'option d'ajouter ou non la résolution rejetée au registre.
